Am 25. Februar 2015 hat die Personalvorsorgekasse der Stadt Bern (PVK) auf simap.ch den exotischen Zuschlag Nr. 8568671 mit dem Titel „Publikation über die Absicht der freihändigen Vergabe, für die Beschaffung von Individualsoftware für die Personalvorsorgekasse der Stadt Bern“ veröffentlicht (Der Bund berichtete).

Erstaunlich dabei ist, dass gemäss Publikationstext einerseits „äusserste Dringlichkeit“ als Grund für die freihändige Vergabe angegeben wurde, andererseits aber offenbar Zeit genug war um „Konkurrenzofferten“ einzuholen. Gemäss erfahrenen Beschaffungsjuristen ist dieses Vorgehen nicht unbedingt gesetzeswidrig, aber leicht anfechtbar und deshalb sehr unüblich. Denn entweder wäre die Dringlichkeit wirklich hoch gewesen, dann hätte die PVK den Auftrag an eine bestimmte Firma direkt vergeben. Oder aber die Dringlichkeit war nicht derart gross, dann hätte eine offene Ausschreibung gemäss WTO-Verfahren gewählt werden sollen.

Dieser Sachverhalt zeigt auf, dass öffentliche Beschaffungen komplexe Vorgehen sind, die ab einer bestimmten Schwelle durch die Fachstelle Beschaffungswesen professionell begleitet werden sollten. Damit solche unüblichen Fälle wie der oben genannte künftig vermieden werden, wird der Gemeinderat aufgefordert, als mögliche Verbesserungen des städtischen Beschaffungswesens folgende Massnahmen zu prüfen:

1. Die städtische Fachstelle Beschaffungswesen begleitet künftig alle wesentlichen Beschaffungen der Ämter und angegliederten Organisationen (z.B. PVK), so wie es heute die zentralen Beschaffungsstellen beim Kanton Bern und dem Bund tun.

2. Die Verordnung über das Beschaffungswesen der Stadt Bern wird dahingehend angepasst, dass alle freihändigen Vergaben oberhalb des WTO-Schwellenwerts künftig obligatorisch von der Fachstelle Beschaffungswesen abgewickelt werden (siehe Art. 6 Abs. 1 a in der Verordnung).

3. Bei Art. 5 „Wettbewerb“ der Beschaffungsverordnung wird angefügt, dass Informatikbeschaffungen ausser in begründeten Ausnahmen stets Produkt-neutral mittels funktionalen Ausschreibungen stattfinden.

4. Die Eckdaten von sämtlichen externen Aufträgen (inkl. wiederkehrende Verträge) werden ab dem Schwellenwert von Fr. 50’000.00 elektronisch publiziert, so wie es beim Bund künftig geregelt ist.